Om een PDF toegankelijk te maken moet het bestand voorzien worden van codes, ook wel ‘tags’ genoemd. Die tags vertellen hulpsoftware zoals screenreaders in welke volgorde de PDF moet voorgelezen worden en om wat voor informatie het gaat. Bijvoorbeeld een titel van het eerste niveau of een lijst bestaande uit vijf items. Zonder deze “metadata” is een PDF voor een blinde één lange opeenvolging van platte tekst.

Adobe voorziet heel wat opties om een toegankelijke PDF te maken of een bestaande te corrigeren in Acrobat Professional. Je kan er zelfs via OCR een gescand document mee omzetten naar tekst. Maar zoals gewoonlijk bij Adobe hangt er een stevig prijskaartje (€ 676,39) aan vast. Toch hoeft toegankelijkheid geen pak geld te kosten. Volg maar even, het kost niets.

1. Download Open Office en open het tekstbewerkingsprogramma: Writer.
2. Open het menu Opmaak > Stijlen en opmaak (F11).
3. Structureer het document aan de hand van de stijlen in het opmaakpaneel.Als je niet tevreden bent met het standaard uitzicht van een opmaakprofiel (bv. Kop 1) kan je dit makkelijk aanpassen. Selecteer de kop en verander de visuele karakteristieken naar keuze. Bijvoorbeeld de tekengrootte, het lettertype of de kleur. Kies daarna voor ‘opmaakprofiel bijwerken’ en alle inhoud met profiel ‘Kop 1′ zal automatisch worden aangepast. Dit is bijzonder handig wanneer je de opmaak van een uitgebreid document wil aanpassen.



4. Geef afbeeldingen een alternatieve tekst: dubbelklik op de afbeelding en vul het veld ‘Alternatief (alleen tekst)’ in het tabblad ‘Opties’ in.



5. Kies Bestand > Eigenschappen… en vul in het tabblad ‘Beschrijving’ het veld ‘Titel’, ‘Onderwerp’ en ‘Sleutelwoorden’ in. Dankzij deze informatie zullen zoekmachines de PDF beter kunnen indexeren.



6. Kies Bestand > Exporteren als PDF… en vink ‘tagged PDF’ in de opties aan.



7. Installeer een screenreader en controleer de PDF op toegankelijkheid. De screenreader Jaws kan gratis gebruikt worden in een ‘40 minutes mode’ waardoor je 40 minuten van het programma gebruik kan maken. Daarna is heropstarten vereist om hem weer aan de praat te krijgen. 40 minuten is echter meer dan voldoende om volgende zaken te controleren.
   • Is de leesvolgorde correct?
   • Worden koppen en lijsten aangekondigd?
   • Worden de alt-teksten voorgelezen?

   Jaws heeft standaard helaas geen degelijke Nederlandse stem ingebouwd. Die kost geld. Voor de Nederlandse stem “Claire” van Nuance betaal je bijvoorbeeld ongeveer 40 euro. Als je een screenreadertest voor elke PDF of nieuwe website wil uitvoeren, is die 40 euro wel de investering waard.

   Het eindresultaat: handleiding tagged PDF met Open Office (PDF)